02 De Vanboeijen Manier

Persoonsgerichte zorg. Daar gaat het om binnen Vanboeijen. Met de Vanboeijen Manier geven we daar invulling aan:

We werken aan een goed leven voor bewoners en cliënten. Door aan te sluiten bij hun behoeften, er onvoorwaardelijk te zijn en te werken vanuit ontwikkelingsgerichte betekenisvolle daginvulling. Dat alles doen we in de driehoek: met bewoners en cliënten, ouders en verwanten en (persoonlijk) begeleiders.

In dit hoofdstuk worden de resultaten met betrekking tot persoonsgerichte zorg gepresenteerd.

Sinds begin maart houdt het coronavirus ook Vanboeijen in haar greep. We nemen maatregelen om besmetting en verspreiding van het coronavirus te voorkomen en om bij besmetting zo adequaat mogelijk te kunnen handelen.

Juist in tijden als deze kunnen bewoners en cliënten vertrouwen op adequate ondersteuning en begeleiding. Naar de uitgangspunten van de Vanboeijen Manier. 'Ieder mens is uniek'. Dat is steeds het vertrekpunt voor beslissingen. Daarbij denken en werken we consequent vanuit de driehoek. Leveren we maatwerk vanuit de gedachte: wat heeft de bewoner op dit moment het meest nodig?

Zorgvuldige communicatie
De coronamaatregelen hebben impact op het leven van bewoners en cliënten, ouders en verwanten. Denk bijvoorbeeld aan het sluiten van onze dagbestedingslocaties, het niet langer toestaan van bezoek of het vervallen van sportactiviteiten en evenementen. Zorgvuldige communicatie is daarom van belang. Zorgvuldig communiceren en goed naar elkaar luisteren. Coaches van de bewonersraad en de geestelijk verzorgers zijn ingezet om een luisterend oor aan bewoners, ouders en verwanten te bieden.

Goede samenwerking
Op alle disciplines werkzaam binnen Vanboeijen heeft corona veel impact gehad. Iedere discipline geeft op eigen wijze invulling aan wat wel mogelijk is. Samenwerking tussen muziek, bewegen, vrije tijd en geestelijke verzorging heeft geresulteerd in: Vanboeijen TV. Voor en door cliënten. Via een YouTube kanaal zijn programma’s opgenomen die goed bekeken worden. Waar mogelijk is buiten rondom de woning muziek en bewegen aangeboden.

Gedragsdeskundigen bieden veel ondersteuning via (beeld-)bellen om de dagproramma’s van de cliënten samen met de begeleiders aan te passen. Dit leidt tot kortere lijnen. De medische dienst heeft hard gewerkt aan het organiseren van een teststraat tot het realiseren van verpleegafdelingen voor corona patiënten. Twee dagbestedingslocaties in Meppel en Assen zijn tijdelijk ingericht als verpleegafdeling. Samen met Cosis is er in Schoonoord tijdelijk een quarantainelocatie ingericht.

De Vanboeijen Manier beschrijft de visie van waaruit wij mensen met een verstandelijke beperking ondersteunen en begeleiden. We willen dat de Vanboeijen Manier binnen alle teams het kompas is voor handelen en denken. Daarvoor hebben we ook dit jaar stappen gezet, maar door corona helaas minder dan verwacht. Wel hebben we instrumenten ontwikkeld die bijdragen aan het werken vanuit de Vanboeijen Manier. Nu en in de toekomst:

• We hebben afgesproken hoe we methodisch werken met het persoonlijk plan. Welke overleggen daarvoor nodig zijn en wat we in elk overleg bespreken. Dat alles is afgestemd op de Vanboeijen Manier.  
• Scholingen zijn aangepast op de Vanboeijen Manier. Bijvoorbeeld de opleiding Intensieve Zorg en Begeleiding, het ontwikkeltraject voor persoonlijk begeleiders en de introductiemodule voor nieuwe medewerkers.
• De Vanboeijen Manier is doorvertaald in zorgprogramma’s voor alle doelgroepen. 

Eind maart veranderde het dagelijks leven voor alle bewoners fors. Door de beperkingen van coronamaatregelen werden werk- en dagbestedingslocaties plotseling gesloten. Dagbesteding werd anders georganiseerd; in en rond de woning. Of door voor de hele woonlocatie dagbesteding wel buiten de woning te organiseren, maar hierbij contact met andere mensen te voorkomen. Voor sommige bewoners was dat fijn. Bijvoorbeeld omdat ze niet hoefden te reizen tussen hun woonlocatie en werklocatie. Voor andere bewoners was dat vervelend, ze misten hun dagelijks ritme. Kortom, de ervaringen verschillen. We hebben daarmee ontdekt dat de manier waarop we werk en dagbesteding tot nu toe hadden ingericht niet altijd aansluit bij de behoeften van bewoners. 

Vanboeijen wil graag leren van de opgedane ervaringen. Zomaar terug naar het oude is geen vanzelfsprekendheid. Er zijn meerdere onderzoeken gedaan die we daarvoor kunnen gebruiken.

Bijvoorbeeld door de bewonersraad. Zij hebben aan 62 medebewoners gevraagd hoe het is gegaan en welke adviezen zij hebben. De belangrijkste tip is dat er goed wordt geluisterd naar wat bewoners zelf willen met betrekking tot werk en dagbesteding. Verder verschillen de meningen. Kijk maar naar de wolkjes en de afbeelding hieronder.

Naast dit onderzoek zijn er nog 2 onderzoeken gedaan. Een door Vanboeijen zelf en een samen met onderzoeksinstituut Vilans en collega zorgaanbieder Elver. Resultaten met betrekking tot persoonsgerichte zorg:

• Er is meer rust doordat er minder overgangen tussen wonen en (externe) dagbestedingslocaties.
• De fysieke ruimte en mogelijkheden op de woning zijn bepalend voor het wel of niet slagen van dagbesteding op woning.
• Bewoners kunnen soms meer dan we denken. We zien dat de manier waarop medewerkers naar de mogelijkheden van bewoners kijken, bepalend is voor de manier waarop vorm wordt gegeven een ontwikkelingsgerichte betekenisvolle daginvulling. 
• Bewoners met een licht verstandelijke beperking ervaren veelal nadelen. Bij ouder wordende bewoners zijn vaker positieve gevolgen zichtbaar. Voor de andere doelgroepen is dat veel meer afhankelijk van de individuele bewoner.
• De samenwerking tussen wonen en werk en dagbesteding is belangrijk. Een goede samenwerking leidt onder andere tot: rust bij bewoners, minder incidenten, beter zicht op de behoeften van de bewoner - omdat medewerkers er samen naar kijken. Luister in deze podcast hoe Lammy, Theresa, Maayke en Irene dagbesteding hebben vormgegeven. Samen. En wat dat heeft opgeleverd voor bewoners. 

Maatwerk
Uit onderzoek blijkt dat het overgrote deel (70%) van de bewoners dagbesteding heeft gekregen op en rondom woning, voor een deel van de bewoners zijn andere oplossingen gevonden. Voor een klein deel is er geen specifiek dagbestedingsaanbod vormgegeven, maar is het weekendprogramma doordeweeks gebruikt om de dag in te vullen. 

Voor externe cliënten is er lange tijd geen daginvulling geweest. Toen de coronamaatregelen wat soepeler werden zijn voor deze groep cliënten maatwerkafspraken gemaakt. Voor één cliënt is dit helaas niet gelukt. 

We kijken naar de individuele behoefte van de bewoner. Voor een aantal bewoners sloot dagbesteding op de woonlocatie onvoldoende aan. Om deze reden is er voor hen dagbesteding buiten de woning georganiseerd. Met de nodige creativiteit. Zo ging bijvoorbeeld de werklocatie van Patrick weer open. Samen met begeleider Simon vertelt hij over zijn werk.

We willen leren van incidenten. In deze paragraaf vertellen we wat ons opvalt als we kijken naar de incidentmeldingen van 2020 en als we kijken naar het leer- en verbeterproces.

De incidentmeldingen
Het totaal aantal incidentmeldingen is in 2020 toegenomen met 13,6% ten opzichte van 2019.

In het tweede kwartaal wordt 7% meer incidenten gemeld dan in de andere kwartalen. We hebben gevraagd naar het verhaal achter de cijfers. Corona kwam vaak ter sprake:

• Cliënten missen bijvoorbeeld hun dagelijks ritme en contact met dierbaren.
• Er is een gespannen sfeer op locatie. Cliënten moeten binnen blijven en hebben dagbesteding op locatie.
• Het zou fijn zijn als cliënten ergens anders konden werken. Even op een andere plek zijn.

In de afbeelding hiernaast kan je zien dat de meeste incidentmeldingen agressie gerelateerd zijn. Daarom hebben we in 2020 onderzoek gedaan naar agressie op de werkvloer door in gesprek te gaan met medewerkers. Met elkaar hebben we verbeterideeën geformuleerd. Zoals:

• Betrek medewerkers bij de plaatsing van nieuwe cliënten. Maak een plaatsingsplan en kijk daarbij kritisch naar de match tussen ondersteuningsbehoeften van de cliënt en de deskundigheid van het team.
• Stem het inwerkprogramma af op de behoeften van nieuwe medewerkers.
• Investeer in observatietechnieken zodat medewerkers beter kunnen aansluiten bij wat bewoners en cliënten nodig hebben.

De uitkomsten bieden concrete handvatten die we in 2021 gaan invoeren. Daarnaast is er een onderzoek gestart naar de opvang van medewerkers na schokkende gebeurtenissen (zoals agressie-incidenten). Uitkomsten worden gebruikt om opvang beter aan te laten sluiten bij de behoeften van medewerkers. Het onderzoek loopt door in 2021 en aanbevelingen uit het onderzoek zullen worden ingevoerd.

Het leer- en verbeterproces
We willen leren van incidenten. Dat doen we door te reflecteren op elke melding en door meldingen op locatie- en organisatieniveau te analyseren. Op basis daarvan worden verbeteracties bedacht en uitgevoerd. Op locatieniveau speelt de aandachtsfunctionaris daarin een belangrijke rol. Deze geeft feedback op meldingen, bewaakt het overzicht en signaleert risico’s. Als we naar het proces kijken zien we het volgende:

• Wat gaat goed? Er wordt goed gemeld en het percentage meldingen waarop feedback wordt gegeven (door de aandachtsfunctionaris) is dit jaar met 12% gestegen. Daarnaast is leren van incidenten een vast agendapunt tijdens het teamoverleg en kunnen locaties sinds dit jaar meldingen zelf analyseren: op zoek naar trends, oorzaken en verbeteracties die daarbij aansluiten. Dat levert wat op. Bijvoorbeeld dat je ontdekt dat er in de avond veel incidenten plaatsvinden. En dat verlenging van een van de diensten leidt tot minder incidenten.
• Wat kan beter? Op een kwart van de meldingen wordt nog geen feedback op de meldingen gegeven door de aandachtsfunctionaris. Daarnaast vraagt de volgende stap, het registreren van verbeteracties en delen van best practices, nog aandacht. Dat is belangrijk voor leren van elkaar.

Leren en verbeteren doen we samen. Locaties worden daarom ondersteund door een medewerker van de afdeling kwaliteit en beleid.

Medicatieveiligheid is essentieel voor psychisch en lichamelijk welbevinden en voor persoonsgerichte zorg. In 2020 is er veel aandacht besteed aan het vergroten van medicatieveiligheid. Desondanks is het aantal medicatie incidenten (26% van het totaal incidentmeldingen) in 2020 niet gedaald. Van 66% van de medicatie incidenten is de oorzaak medewerker gerelateerd. Zorgvuldigheid en oplettendheid spelen een grote rol.  In de medicatie commissie is gereflecteerd op medicatieveiligheid:

In 2021 vergroten we het bewustzijn van medewerkers ten aanzien van medicatieveiligheid door middel van technologische ontwikkelingen (zoals Virtual Reality) en sluiten we de e-learning beter aan (agogische geschoolde) medewerkers.  

Goede zorg kan vrijwillig én onvrijwillig zijn. Vrijwillige zorg houdt in dat de cliënt instemt met de geboden zorg. Bij onvrijwillige zorg is dit niet altijd het geval. Het is dan zoeken naar de balans tussen vrijheid en veiligheid. We blijven kritisch: is onvrijwillige zorg (nog steeds) echt nodig? Dat vraagt om continu afwegen, overleg en afstemming. In deze paragraaf vertellen we over onvrijwillige zorg binnen Vanboeijen en hoe wij ons voorbereiden op de Wet zorg en dwang.  

Onvrijwillige zorg binnen Vanboeijen
Het aantal geregistreerde toepassingen van onvrijwillige zorg stijgt door het jaar heen met bijna 19%. Dat komt onder andere doordat we toepassingen beter zijn gaan vastleggen. Zoals de toepassing van psychofarmaca. Alle medicatie die voorgeschreven wordt om gedrag te beïnvloeden, maar die daar in eerste instantie niet voor is bedoeld (zoals anti-epileptica), is dit jaar geregisterd als onvrijwillige zorg. Dit verklaart bijna 62% van de totale stijging. 

We zien daarnaast dat de coronamaatregelen leiden tot meer onvrijwillige zorg. Dat vraagt om reflectie: Is het toepassen van onvrijwillige zorg passend en proportioneel om een eventuele coronabesmetting te voorkomen? Hoe kunnen we (op termijn) weer afbouwen?

Wet zorg en dwang
In 2020 hebben we ons voorbereid op de Wet zorg en dwang, zodat we voldoen aan de eisen die de nieuwe wet stelt. Ook hebben we medewerkers op de hoogte gebracht van de wet en de veranderingen die de wet met zich meebrengt. Door middel van nieuwsberichten, trainingen en een e-learning WZD. Resultaat: bijna de helft van de medewerkers is in teamverband getraind door de gedragsdeskundige. Het onderwerp leeft binnen Vanboeijen. Er komen bijvoorbeeld steeds meer vragen binnen bij de WZD functionarissen. Zowel van begeleiders als van bewoners/cliënten en ouders/verwanten. Dat is een mooie ontwikkeling. Hieronder zie je waar we trots op zijn en waar we tegen aan lopen in de voorbereidingen op de nieuwe wet.

We hebben dit jaar mooie stappen gezet en richten ons de komend jaar op afbouw van onvrijwillige zorg en het vergroten van eigen regie. Ook gaan we onvrijwillige zorg binnen een nieuw systeem registeren. Hierdoor krijgen we meer zicht op onvrijwillige zorg binnen Vanboeijen en kunnen we er beter van leren.

Om kwaliteit van zorg te toetsen zijn audits uitgevoerd. Het zijn er - door de coronamaatregelen - een stuk minder dan vorig jaar.

Op 7 locaties zijn interne audits uitgevoerd naar aanleiding van signalen dat het beter kon. Doel is geweest in beeld te krijgen welke thema's verbetering behoeven. De audits zijn gedaan op basis van het toetsingskader van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Met de bril van de IGJ op in gesprek met betrokkenen en observeren op locatie.

De audits geven het beeld dat er hard en met veel toewijding wordt gewerkt. Echter, verloop van medewerkers en wisselingen wat betreft aansturing hebben gevolgen voor het kennen van de bewoner, diens wensen en behoeften en de vertaling daarvan naar een passend ondersteuningsaanbod. Het heeft ook gevolgen voor het professionele kader van waaruit gewerkt wordt. Enkele bevindingen zijn:

• Cliënten worden respectvol bejegend. Verwanten voelen voldoende ruimte voor inspraak.
• Eigen regie van cliënten ligt grotendeels alleen op het gebied van keuzemogelijkheden van de maaltijden.
• Er wordt multidisciplinair gewerkt. Het methodisch werken is veelal nog onvoldoende.
• Er vindt geen structurele teamreflectie plaats.
• Er wordt nog onvoldoende geleerd van incidenten.
• Medicatieveiligheid vraagt aandacht. Vooral het veilig toedienen van medicatie en kennis van werking en bijwerkingen van medicatie.

Op basis van de bevindingen maken de betrokken zorgmanager en de gedragsdeskundige een concreet verbeterplan. Voortgang wordt nauwlettend gemonitord.

Hieronder worden verdere resultaten met betrekking tot kwaliteit van zorg gepresenteerd. En de manier waarop daar op gestuurd wordt. 

Inspectiebezoek
Eind 2019 heeft IGJ een onverwacht bezoek gebracht aan de locatie Kind en jongeren in Meppel. In 2020 heeft de IGJ hierover een kritisch rapport uitgebracht. Bevindingen sloten aan bij eerder getrokken conclusies door Vanboeijen en hebben onder andere betrekking op medicatieveiligheid, handelingsbekwaamheid van medewerkers en verloop binnen het team. Vanboeijen heeft flink ingezet op het verbeteren van de kwaliteit en hiertoe een herstelplan uitgevoerd. Over de resultaten is ieder kwartaal gerapporteerd aan de IGJ. 

Medio 2020 heeft Vanboeijen de conclusie getrokken dat de opzet en ligging van de locaties -ondanks alle inspanningen- voor de langere termijn niet de goede context vormen voor een deel van de kinderen. In die context is, behalve de dynamiek en deskundigheid in de teams, ook de situering van de locatie van belang: namelijk midden in een woonwijk. Vanaf juni is er voor een groot deel van de kinderen een passende wooncontext gevonden. Daarmee is ook een betere situatie ontstaan voor de kinderen die er zijn blijven wonen. De genomen maatregelen zijn met de IGJ gecommuniceerd.  

Zorgpunt blijft de ontwikkeling van de kinderen ten tijde van coronamaatregelen. Ook voor deze kinderen is scholing en een betekenisvolle ontwikkelingsgerichte (en leuke!) invulling van de dag cruciaal en de mogelijkheden zijn nu te beperkt.

Klachten
In 2020 heeft de klachtenfunctionaris 11 klachten binnengekregen (in 2019 waren dit er 2):

• Klachten met betrekking tot coronamaatregelen. Bijvoorbeeld over de sluiting van dagbestedingslocaties, onvoldoende aanbod van activiteiten, onvoldoende communicatie aan extern wonende cliënten.
• Klachten over de ondersteuning en begeleiding, de slechte woon- en leefomstandigheden binnen diverse locaties.
• Klacht betrof de achteraf ten onterechte te betalen bijdrage aan de lunch. De klacht heeft geresulteerd in het terugbetalen van de vergoeding en is daarmee goed afgehandeld. 

Een aantal klachten konden door snelle interventie van de zorgmanager opgelost worden. Overige klachten zijn of worden in overeenstemming met de klachtenprocedure behandeld.

Meldingen aan inspectie
In 2020 zijn er vijf meldingen gedaan aan de IGJ; te weten 2 meldingen geweld in de zorgrelatie en 3 incidenten (in 2019 waren dit er 2).

Naar aanleiding van deze incidentmeldingen is onderzoek gedaan. Verbeteracties zijn uitgewerkt op:

• Methodisch werken vanuit professioneel kader.
• Reflecteren op je eigen handelen en elkaar feedback geven.
• Regievoering op medisch beleid.
• Bevorderen kennis en kunde medewerker op specifieke thema’s (bv. epilepsie, seksualiteit).
• Ontwikkelen van een professioneel kader voor de samenwerking met uitzendbureaus.
• Blijvend investeren in de medicatieveiligheid.

Tijdens de werkconferentie kwaliteit en veiligheid voor zorgmanagers en gedragsdeskundigen is gereflecteerd op leren van calamiteitenonderzoeken op locatie- en organisatieniveau. Tevens is gekeken naar de eigen rol en sturingskracht als het gaat over kwaliteit en veiligheid op locatie.

Kwaliteit review
Om op strategisch niveau verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor kwaliteit en veiligheid houdt het bestuur en directie elk kwartaal een kwaliteit review. In een kwaliteit review komen thema’s aan de orde die actueel zijn en aandacht vragen op strategisch niveau. Interne collega’s en soms ook externe deskundigen worden uitgenodigd om hierover van gedachten te wisselen en ervaringen en verbetervoorstellen te delen.

Er is tevens een scan gemaakt van de locaties op basis van dynamiek met vooral verzuim en verloop en continuïteit management. Hierdoor hebben we goed zicht op de risico’s.

Onderwerpen in 2020 waren:

• De inzet van het collegiaal opvangteam.
• Bevindingen met betrekking tot locaties met een hoog risicoprofiel (ieder kwartaal).
• Terugkijken op de calamiteitenonderzoeken van de afgelopen jaren.
• Leren van Incidentmeldingen.
• Onderzoeksrapport over de evaluatie van de doorontwikkeling organisatiestructuur.
• Voorstel voor een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem.

Commissie kwaliteit en veiligheid
In 2020 is de integrale commissie kwaliteit en veiligheid geïnstalleerd. Deze interne commissie richt zich op het ondersteunen van zorgmanagers met betrekking tot kwaliteit en veiligheid op locatie en adviseert de raad van bestuur. Bijvoorbeeld rondom beleidsontwikkeling en taken en bevoegdheden. Tenslotte  analyseert de commissie de incidentmeldingen op organisatieniveau.

Introductie van het vernieuwd kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)
Het KMS bevat uitgangspunten en instrumenten die helpen kwaliteit van zorg te monitoren en hoog te houden. Het  is vernieuwd. Het sluit nu beter aan bij de Vanboeijen Manier, het kwaliteitskader VGN en het toetstingskader van de IGJ. De speerpunten:

1. Management faciliteren met KPI’s’s (hard én zacht) die ondersteunend zijn bij het sturen en monitoren op (hoofd)doelen uit de kaderbrief.
2. Ophalen van cliëntervaringen met 'Dit vind ik ervan!' om te kunnen leren en verbeteren op cliënt-, locatie- en organisatieniveau.  
3. Uitvoeren van audits: audits op basis van het toetsingskader van de IGJ, met behulp van de inzet van ervaringsdeskundigen en op basis van waardering (leren van wat goed gaat). 
4. Leren van incidenten, calamiteiten, inspectiebezoek en klachten.