Beschouwingen, externe visitatie en nawoord

Trots is er zeker bij de centrale verwantenraad (CVR). Trots op alle medewerkers die zoals de Drenten zeggen ‘deurdoen’ in de lastige corona-omstandigheden en zich onvoorwaardelijk blijven inzetten voor een Goed leven van de bewoners en cliënten. Trots op hoe bewoners en cliënten omgaan met de veranderingen. Trots op verwanten en vrijwilligers die hun steentjes bijdragen op de locaties wanneer daar om wordt gevraagd. Dat is Goed leven, Mooi werk, Met elkaar.

• Lering uit de coronaperiode: mensen zijn verschillend, sommige bewoners en cliënten hebben baat bij rust en structuur (dagbesteding), de impact van prikkelgevoeligheid is meer zichtbaar geworden. Maar voor anderen boet de kwaliteit van leven (te) veel in door de opgelegde beperkingen ten gevolge van de coronamaatregelen. De samenwerking tussen begeleiders wonen en werk is veelal positief.
• De CVR is positief over de zorginhoudelijke kant van de Vanboeijen Manier en wat dat oplevert voor de bewoner en cliënt.
• Maar het ‘Met elkaar op locatie’ zijn we wat kwijt geraakt. Met het ontwikkelen van ‘krachtige teams’, maar wat de CVR betreft ook van krachtige locaties, zijn (o.a. ten gevolge van de corona-crisis) niet de vorderingen gemaakt die we wensen.
• Een andere waarneming van de CVR is dat een te hoge personele discontinuïteit (ziekte, verloop en inzet invalkrachten) een aanslag betekent op de kwaliteit van zorg en begeleiding.
• Over 'Dit vind ik ervan!': al enkele jaren wordt geprobeerd hier invulling aan te geven, maar helaas is dit in 2020 wederom niet gelukt.
• Tot slot is het werken in de driehoek (individueel en collectief) de basisvoorwaarde voor kwalitatief goede zorg, voor Goed leven, Mooi werk en Met elkaar. Dit is helaas nog niet op elke locatie een vanzelfsprekendheid. Juist in coronatijd wordt dit op een aantal plekken duidelijk.

• Het allerbelangrijkste is de droom van de bewoner, die is leidend. Geen ingewikkelde en lange ontwikkelagenda en – programma’s. Ofwel terug naar de bedoeling: een goed en gelukkig leven. Heeft de bewoner vandaag een mooie dag gehad?
• Meer inzetten op het denken en doen vanuit het levensverhaal van de bewoner en van de verwant. Het begint bij de vraag wat draagt bij aan een Goed leven? Een belangrijke conclusie, ook in coronatijd is dat die vraag alleen per individu beantwoord kan worden. En het blijft duidelijk dat kwaliteit van leven op de werkvloer tot uitvoer wordt gebracht. En dus moeten daar afspraken over gemaakt worden in de persoonlijke driehoek en ‘Met elkaar op locatie’.
• Personele continuïteit en meer ‘nabijheid’ van zorgmanagers op de locaties waar dat nodig is, zijn onzes inziens voorwaarden om noodzakelijke stappen vooruit te kunnen zetten.
• Maar ook de voor de (nieuwe) raad van bestuur geformuleerde opdracht “van moeten naar willen”:
  Niet vertellen hoe het moet, maar samen over praten hoe het kan.
  Van centraal naar decentraal.
  Niet van bovenaf, maar in de driehoeken.
  Naar samenspraak en tegenspraak.
  Minder brengen naar, maar meer halen van de locaties.
  Naar motiveren om mee te doen en inzicht geven wat het oplevert voor bewoner en verwant.
  Van systeemwereld (brandjes blussen, commissies, werkgroepen) naar meer vertrouwen geven aan locaties waar het goed gaat. En juist meer ondersteuning en aandacht voor waar het niet goed gaat.

Vanboeijen is koersvast gebleven in een lastige tijd met corona en een bestuurswisseling. We zijn toekomst gericht gebleven. Er is onder andere een meerjarig strategisch vastgoedplan. Omdat fysieke bijeenkomsten niet mogelijk waren, is er actief ingezet om leeractiviteiten digitaal aan te bieden. De medezeggenschapsraad (MZR) heeft in zijn beschouwing op het rapport van 2019 meegegeven om in te zetten op innovaties. Aanbieden van digitale leeractiviteiten is daar een mooi voorbeeld van.

• Er is een lange termijn visie op de gewenste ondersteuning van de cliënten in de Vanboeijen Manier. Er is een lange termijnvisie met betrekking tot rendabel vastgoed.
• Een aantal ontwikkelingen zijn het afgelopen jaar echter vertraagd, mede door corona. Onderdelen van de Vanboeijen Manier zijn nog niet zover als we gepland hadden. Zo is 'Dit Vind Ik Ervan!', het cliënt- ervaringsinstrument bijna niet geïmplementeerd en is teamreflectie nog geen structureel onderdeel van de werkwijze in de teams.
• Daarnaast is er sinds begin 2018 geen medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd en heeft het merendeel van de medewerkers geen ontwikkelgesprek gehad in 2020. De sector VGZ wordt momenteel geconfronteerd met verloop en verzuim. Ook bij Vanboeijen is het verloop en het verzuim onder de medewerkers hoog. Hiermee is de werkdruk ten opzichte van 2019 niet afgenomen.
• De stijging van het aantal klachten is zorgelijk.
• Genoemde onderwerpen hebben een drukkend effect op het leveren van kwaliteit van zorg. De medezeggenschapsraad ervaart dat de onderwerpen in beeld zijn, maar dat het verbetertempo mede beïnvloed wordt door de omstandigheden.

Het kwaliteitsrapport geeft een goed beeld van de organisatie op dit moment. Het rapport zet aan tot reflectie en reflecteren doet bewustzijn op eigen handelen vergroten. Dit is een goede voedingsbodem voor verbetering van kwaliteit. Maar er is ook actie nodig.

Om de kwaliteit van zorg te optimaliseren is het goed om te blijven investeren in de medewerkers door enerzijds deskundigheidsbevordering en ontwikkelmogelijkheden te bieden en anderzijds nabijheid van en stabiliteit in de driehoek. Het ontwikkelgesprek en een medewerkerstevredenheidsonderzoek zijn instrumenten die hiervoor mede ingezet kunnen worden.

• Goede balans tussen kwalitatieve informatie over lopende kwaliteit van zorg en de impact van corona in het kwaliteitsrapport
• Eigen opleiding Intensieve Zorg en Begeleiding
• Uitrol van de Vanboeijen Manier
• Inzet van de kwaliteitsverpleegkundige

• Aandacht hebben voor de cliëntervaringen/verhalen vanuit alle zorgprogramma’s
• Wat betekenen de (positieve) lessen getrokken uit corona voor Vanboeijen als lerende organisatie voor de toekomst?  Het organisatieleren rondom kwaliteit van zorg mag beter naar voren komen. Welke risicobeheersingsprocessen heeft Vanboeijen ingericht en werken ze? Daar zouden we graag  meer van zien.
• De opzet van de visitatie kan mogelijk breder opgetuigd worden om er van te leren.

1. Zowel cliënten met EMB als oudere cliënten komen in verhouding nog weinig aanbod. De doelgroep ouderen wordt steeds groter, hoe besteedt Vanboeijen aandacht aan kwaliteit van sterven en palliatieve zorg? Wat betekent dit voor de cliënt? Zijn medewerkers hierop toegerust?

2. Aandachtspunt is het relatief grote verloop en wisselingen in het personeelsbestand. Dit is relevant in verband met continuïteit in de begeleiding en het belang van het hebben van voldoende vertrouwde gezichten voor de cliënten.

Op 30 maart jl. heeft de visitatie plaatsgevonden samen met De Twentse Zorgcentra (DTZC). Het is de tweede keer dat de beide organisaties ervoor gekozen hebben elkaar te visiteren. Vanwege corona is het geen wederzijds bezoek maar een online sessie waarbij sprake was van een strategische sessie en een teamsessie.

Leden van beide raden van bestuur, clustermanagers, zorgmanagers en een afvaardiging van teams hebben deelgenomen. Het team van Vanboeijen was een locatie voor LVB cliënten. Externe deskundigen die hebben deelgenomen aan deze visitatie waren Patty van Belle (ontwikkelaar en auteur bij Hooi op je vork en Demenzien, oud bestuurder Arduin, oud directeur/bestuurder Centrum voor Consultatie en Expertise) en Erik Meerman (orthopedagoog-generalist, zelfstandige).

• Tussen het kwaliteitsrapport van twee jaar geleden en nu zit een enorm verschil. In dit rapport staat de cliënt veel meer centraal in vergelijking met de vorige keer.
• Beide organisaties lijken op elkaar qua doelgroep, organisatieontwikkeling en dilemma’s die  de leidinggevenden en de zorgverleners organisaties tegenkomen. Geconstateerd wordt dat we van elkaar kunnen leren en de wens wordt uitgesproken dat dit tot nog meer uitwisseling leidt in de thema’s waar soms Vanboeijen en soms DTZC wat verder in is. Wat zijn de ervaringen? Wat is helpend?
• Hoe meer je de cliënt/verwant aan het woord laat, hoe meer je laat zien wat dat betekent voor de cliënt. Wat doen de zorgteams nou echt op het gebied van kwaliteit (en niet alleen van wat de leidinggevende of beleidsmakers bedacht hebben dat ze zouden moeten doen).
• De verhalen zijn herkenbaar. Wat we in het oog moeten houden is dat het verhaal zich ontwikkelt en in de loop van iemands leven ontstaan nieuwe verhalen. Hoe blijven we de mens achter het verhaal zien? Het is een positieve ontwikkeling dat dat de VG-sector van ‘vinken’ naar vragen stellen is gegaan.
• De verstoring die corona heeft gebracht heeft ook veel leerpunten opgeleverd. Corona dwong ons na te denken over hoe de dagbesteding beter en vraaggericht kan. En ook het meer flexibele werken.
• Tijdens de visitatie is uitgebreid stil gestaan bij hoe wij zorg dragen voor eigenaarschap rondom kwaliteit en veiligheid op locatie? Wat betekent dit voor de ondersteuningsstructuur rondom de teams. En de rolinvulling van de zorgmanager? Dat zijn belangrijke thema’s voor beide organisaties wat aandacht behoevend. En hoe je medewerkers hierbij betrekt. Beide organisatie kunnen veel van elkaar leren en uitwisselen.
• Een ander thema is het meer gaan werken vanuit de behoefte van de cliënt en het loslaten van het beheersmatig werken, zonder het diskwalificeren van de huidige praktijk. Dat je als bestuurder gelooft in de kracht van de medewerker én cliënt is daarbij cruciaal: kwaliteit zien in het contact tussen medewerker en cliënt. Als je teveel stuurt vanuit kengetallen kom je niet verder.

Andere onderwerpen uit het kwaliteitsrapport van Vanboeijen die kritisch bevraagd zijn, zijn het behoud van personeel bij vooral de complexe zorg, de inzet van kwaliteitsverpleegkundigen, de opvang en nazorg van medewerkers bij agressie en het ontwikkelen van systematische reflectie in teams.

Kwalitatief goede zorg vraagt om de betrokkenheid van velen, collega’s, ouders en verwanten, gremia en samenwerkingspartners. Elke bewoner en cliënt is immers uniek en heeft een eigen levensverhaal en vraagt passende begeleiding die aansluit bij de zich ontwikkelende behoefte van de cliënt. En dat in een sterk veranderende maatschappelijke context. Het vraagt van ons alertheid en flexibiliteit op alle niveaus van de organisatie, we zullen onszelf blijvend moeten ontwikkelen en herontdekken.

Het kwaliteitsrapport 2020 toont dit eens te meer aan en dat motiveert ons om hieraan te werken. Wij willen in 2021 en verder naast de opgave om onze zorgexploitatie te verbeteren, daarom ook volop doorgaan met het ontwikkelen van onze organisatie. In 2021 halen we de bouwstenen voor doorontwikkeling op bij alle  belanghebbenden van Vanboeijen: bewoners en cliënten, ouders en verwanten, collega’s en vrijwilligers, gremia, financiers en samenwerkingspartners.

De teams op de locaties vormen in de ontwikkeling van onze organisatie een centrale positie. Daar gebeurt het werk, daar moeten de knelpunten opgelost worden. En daar zitten onze ogen en oren, die horen en zien wat er leeft, waar zaken stagneren, waar bewoners en cliënten en hun ouders en verwanten blij van worden. Uiteindelijk gaat persoonsgerichte zorg om aandacht en waardering voor elke individu. Evenzeer is persoonlijke aandacht voor elke medewerker van belang voor een goede en fijne werksfeer.

We gaan als organisatie aan de slag met de vraag hoe we ons werk zo kunnen organiseren dat we geen tijd en energie verspillen, maar onze aandacht maximaal kunnen focussen op: Goed leven voor de bewoners en cliënten en Mooi werk voor onze ruim 1600 collega’s. Met elkaar, binnen de krachtige teams. Dit vanuit onze overtuiging dat je samen meer bereikt dan alleen.

Yonas Tewelde en Johan Dusseljee

Raad van bestuur